Makalah Surat Resmi, Pribadi, Dinas, dan Bentuk-bentuk Surat

Cie cie yang cape ngetik dari buku satu ke buku yang lain, dari web satu ke web yang lain. Akhirnya hari ini dikumpulin juga nih tugas korespondensinya ...

fuihh ... tugas satu selesai, tugas lain masih menanti :)

ohya yang mau copas makalah ini. Tolong hargai yang buat (saya) yang udah cape-cape buat makalah 30 halaman ini, jadi jangan lupa cantumin alamat blog saya.

selamat meng-copas. jangan cuma dicopas yah, tapi dibaca juga ...

Indonesia Maju!!!

DAFTAR ISI

Kata Pengantar........................................................................................................................... i

Daftar isi ....................................................................................................................................1

BAB I Pendahuluan................................................................................................................... 2

A. Latar Belakang.........................................................................................................2

B. Tujuan Penulisan......................................................................................................2

C. Rumusan Masalah....................................................................................................2

BAB II Pembahasan...................................................................................................................3

A. Surat Pribadi.............................................................................................................3

B. Surat Niaga...............................................................................................................7

C. Surat Dinas.............................................................................................................19

D. Bentuk Surat Lurus Penuh......................................................................................24

E. Bentuk Surat Lurus.................................................................................................25

F. Bentuk Surat Setengah Lurus.................................................................................25

G. Bentuk Surat Resmi Indonesia Lama.....................................................................26

H. Bentuk Surat Resmi Indonesia Baru......................................................................27

BAB III Penutup.......................................................................................................................29

A. Kesimpulan.............................................................................................................29

B. Saran.......................................................................................................................29

Daftar Pustaka..........................................................................................................................30

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Surat merupakan bagian yang tidak dapat terpisahkan dari aktivitas manusia dalam era moderen ini. dalam kebutuhan ekonomi dan sosial misalnya, manusia, organisasi, atau pun perusahaan terdorong untuk memanfaatkan surat demi kelancaran aktivitas bisnisnya.

Berbicara dengan tulisan tentu berbeda dengan berbicara dalam lisan. Di sini tata tertib atau aturan dan sopan santun masih harus dijaga. Karena surat adalah ‘duta’ organisasi/instansi si pengirim. Oleh karena itu, pembuat surat dan para penata administrasi kantor harus berhati-hati dalam menulis surat agar tidak menimbulkan kesan buruk atas perusahaannya.

Pengetahuan tentang jenis-jenis dan bentuk-bentuk surat adalah hal yang penting untuk diketahui. Karena surat merupakan alat komunikasi yang umum dipakai, semestinya penulis surat harus mengetahui: cara penulisan, lambang dan tanda-tanda yang dipakai yang haruslah bersifat dan sependapat dengan umum sehingga mudah dimenggerti si penerima surat.

B. Tujuan Penulisan

Masih banyak masyarakat yang tidak mengetahui aturan atau tata cara menulis surat yang baik dan benar. Apalagi, sebagai seorang guru bahasa Indonesia, kita harus lebih memahami tentang bagaimana menulis surat yang baik. Oleh karena itu, makalah ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui jenis-jenis surat, bentuk-bentuk surat, dan sistematika penulisan surat.

C. Rumusan Masalah

1. Apa itu surat pribadi?

2. Apa itu surat niaga?

3. Apa itu surat dinas?

4. Apa itu bentuk surat lurus penuh?

5. Apa itu bentuk surat lurus?

6. Apa itu bentuk setengah lurus?

7. Apa itu bentuk surat resmi Indonesia lama?

8. Apa itu bentuk surat resmi Indonesia baru?

BAB II

PEMBAHASAN

A. Surat Pribadi

1. Pengertian Surat Pribadi

Merupakan surat yang dibuat oleh seseorang secara pribadi, baik kepada perorangan, maupun kepada lembaga/organisasi. Secara umum, surat pribadi termasuk surat tidak resmi, bebas, berisi masalah-masalah pribadi, dan menggunakan bahasa sehari-hari.

Dalam penulisan surat pribadi, bahasa yang digunakan berbeda dengan surat resmi, jika surat resmi menggunakan bahasa indonesia yang baik dan benar, sesuai dengan EYD. Dalam penulisan surat pribadi bahasa yang digunakan bebas dan sopan.

2. Unsur-unsur Surat Pribadi

Agar bisa membuat menulis surat pribadi dengan baik, ada baiknya memperhatikan sistematika dari surat pribadi. Unsur-unsur surat pribadi secara umum terdiri dari pembuka, isi, dan penutup. Berikut ini adalah sistematika penulisan surat pribadi.

a. Tempat dan tanggal pembuatan surat (contoh: Jakarta, 18 Juni 2013)

b. Alamat tujuan surat yang hendak dituju (contoh: Jumpa Sahabatku Riska di Kota Hujan)

c. Salam pembuka (contoh: Salam rindu,)

d. Paragraf pembuka

e. Isi

f. Paragraf penutup

g. Salam penutup

h. Nama pengirim dan tanda tangan

Di samping memahami sistematika penulisan surat pribadi, ada sejumlah hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat pribadi, antar lain:

- Pada penulisan tanggal surat, perlu mencantumkan nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun surat itu ditulis. Penulisan tempat dan tanggal surat ditempatkan di bagian pojok kanan atas.

- Pada penulisan alamat surat, minimal nama orang yang hendak dituju dicantumkan. Bisa juga diikuti dengan nama kota tempat tinggalnya atau sebutan untuk tempat tinggalnya.

- Pada penulisan pembuka surat, bisa dengan memakai sapaan khusus, seperti hai, halo, dan sebagainya.

- Pada penulisan isi surat, bahasa yang digunakan bisa dengan bahasa sehari-hari, namun tetap memperhatiakn etika dan santun dalam berbahasa kepada orang yang hendak dituju.

3. Langkah Penulisan Surat Pribadi

Berikut ini adalah langkah-langkah menulis surat pribadi.

a) Mencermati kerangka isi surat yang sudah disusun.

b) Mengembangkan kerangka isi menjadi surat dengan variasi susunan secara bebas.

c) Memakai ragam bahasa akrab.

d) Memakai ejaan dan tanda baca yang benar.

4. Manfaat Penulisan Surat Pribadi

a) Mengekspresikan berbagai perasaan.

b) Merupakan duta pribadi.

c) Ide bisa dikembangkan segamblang mungkin.

d) Kreativitas berbahasa bisa dikembangkan.

5. Yang termasuk surat pribadi adalah

a) Surat keluarga

b) Surat lamaran pekerjaan

c) Surat perijinan

a) Surat keluarga

Surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi atau keluarga.

Surat keluarga biasanya dibuat anak kepada orangtuanya karena dalam perantauan, bisa juga dari saudara yang satu ke saudara yang lain dan berlainan tempat, atau bisa teman.

Contoh: surat kepada teman.

b) Surat lamaran pekejaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang (pelamar) ditunjukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan.

Tahap-tahap untuk membuat surat lamaran pekerjaan:

a. Sumber informasi

Misalnya dari surat kabar, radio, pengumuman, dan lain-lain.

b. Pedoman penulisan

- Surat lamaran bisa ditulis dengan tangan oleh pelamar dengan kertas folio bergaris tetapi tidak boleh pada halaman bolak-balik atau diketik dengan kualitas kertas yang baik (HVS minimal 60 gram) dengan jarak 1,5 spasi.

Pada bagian tanda tangan serring kali suatu kantor menghendaki dibubuhi materai.

- Isi surat lamaran terdiri atas:

Ø Tempat dan tanggal surat

Ø Alamat surat

Ø Prihal

Ø Salam pembuka

Ø Kalimat pembuka

Ø Data pribadi

Ø Data lampiran

Ø Kalimat penutup

Ø Kata penutup

Ø Tanda tangan dan nama jelas

Ø Materai jika diminta

- Lampiran yang diminta

Disesuaikan dengan informasi di sumber informasi. Namun biasanya lampiran itu berupa: daftar riwayat hidup, foto copy ijazah, foto copy KTP, pas foto

- Proses pengajuan surat lamaran

Surat lamaran dikemas dalam map atau amplop, di muka amplop ditulis alamat kantor yang dituju dan pihak

Contoh surat lamaran

c) Surat Perijinan

Adalah surat yang ditulis seseorang menyangkut permohonan ijin kepada pihak tertentu untuk mendapatkan ijin yang dimaksud.

Contoh : surat ijin tidak masuk kerja, surat ijin mengadakan keramaian kepada ketua RT.

B. Surat Niaga

1. Pengertian Surat Niaga

Terdapat beberapa pengertian tentang surat niaga antara lain:

v Surat niaga adalah surat yang digunakan dalam kegiatan usaha atau bisnis. Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan.

v Surat niaga adalah surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan perniagaan.

v Surat niaga adalah surat yang dikeluarkan oleh badan–badan atau perusahaan–perusahaan dalam rangka menjalankanusahanya.

2. Jenis-jenis Surat Niaga

a) Surat Perkenalan Usaha.

Surat perkenalan usaha dibuat penjual/pengusahaan yang ditunjukan kepada calon pembeli yang isinya memperkenalkan usaha perusahaan termasuk hasil produksi (barang/jasa) yang disediakan oleh perusahaan tersebut.

Syarat-syarat membuat Surat Perkenalan Usaha:

v Gunakan bahasa yang sopan, hormat, simpatik, jelas, singkat, dan padat.

v Perlu memperkenalkan: nama perusahaan, alamat dan nomor telepon/faksmili perusahaan lengkap, bidang usaha, manfaat atas barang yang diperkenalkan.

v Kapankah perusahaan mulai bergerak dalam usahanya

v Meyakinkan pada konsumen bahwa barang yang siperkenalkan berkualitas tinggi dan telah banyak yang mengkonsumsi.

v Dalam surat perkenalan dilampirkan

ü Foto copy akte pendirian perusahaan (dari notaris)

ü Surat izin usaha dari pemda setempat

ü Izin berdagang dari Departeman Perdagangan dan Industri

ü Neraca terakhir dari perusahaan

ü Surat rekomendasi dari bank

ü Surat rekomendasi perusahaan yang telah menjadi relasinya

ü Susunan pengurus perusahaan

Contoh surat perkenalan

b) Surat Permintaan Penawaran

Surat Permintaan penawaran adalah surat yang dikirim oleh seseorang, calon pembeli atau organisasi perusahaan yang isinya meminta pengiriman daftar barang berserta harganya.

Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat pernawaran permintaan:

v Menetapkan jenis barang, dan kapan barang tersebut diperlukan.

v Meminta informasi yang lengkap tentang cara pembayaran, syarat peryerahan dan pengiriman barang serta potongan harga dan lainnya

v Meminta daftar harga/katalog, leaflet, brosur serta contoh barang yang dibutuhkan.

Contoh Surat Permintaan Penawaran

c) Surat Penawaran

Surat penawaran atau offerte disebut juga sebagai surat jual. Surat ini tidak saja dikirimkan oleh pihak penjual sebagai balasan atas surat permintaan penawaran dari calon pembeli, tetapi juga dikirimkan kepada calon pembeli yang tidak mengajukan surat permintaan bila penjual ingin menawarkan barang dagangannya secara langsung.

Infomasi-informasi utama yang harus termuat dalam surat penawaran adalah:

v Nama, spesifikasi dan kualitas produk yang ditawarkan

v Harga per unit dan discount (potongan harga)

v Syarat-syarat pembayaran dan pengiriman barang

v Pelayan purna jual (jika perlu)

v Cara pengepakan atau pembungkusan

Adapun fungsi surat penawaran yang terpenting adalah:

v Memperkenalkan suatu produk atau jasa kepada masyarakat, khususnya kalangan yang pontensial menjadi pembeli

v Meningkatkan pemasaran barang atau jasa

v Memperluaskan serta membuka jaringan baru atau relasi usaha agar tidak terputus atau beralih pada penjual (produsen) lain.

Surat penawaran bisa bersifat:

v Penawaran bebas, yaitu penawaran yang bila ada perubahan harga barang, tidak perlu memberitahukan terlebih dahulu

v Penawaran terikat, yaitu penawaran tetap yang bila ada perubahan harga, harus memberitahukan terlebih dahulu

v Penawaran perjangka, yaitu penawaran yang hanya berlaku pada masa tertentu

Cara menyusun surat penawaran yang baik:

a. Mempergunakan gaya bahasa yang menarik, agar menimbulkan minat pada calon pembeli barang tersebut.

b. Memerinci barang yang ditawarkan selengkap mungkin, guna menghindari keraguan calon pembeli.

c. Merekomendasikan bahwa barang tersebut berkualitas tinggi dan merupakan keharusan untuk memiliknya.

d. Menjamin kepastian harga, cara pengiriman dan penyerahan barang.

e. Memberikan potongan harga (diskon) yang menarik dengan syarat pembayaran yang mudah dan ringan.

f. Mencantumkan sifat penawaranya, apakah penawaran bebas, penawaran terikat, ataukah penawaran berjangka.

g. Menyebutkan apakah harga tersebut sudah termasuk pajak PPn dan MPO.

Contoh Surat Penawaran

d) Surat Pesanan

Surat pesanan dapat digolongkan sebagai surat beli, memiliki kedudukan yang kuat sehingga pihak penjual pun berusaha menganggapi isi surat tersebut untuk menunjukan kesungguhannya kepada pihak pembeli. Menggunakan bahasa yang ringkas dan langsung ke pokok permasalahan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dengan jelas dalam surat pesanan adalah:

a. Pesanan diajukan berdasarkan (atau tidak berdasarkan) surat penawaran berserta brosur dan daftar harga produk.

b. Nama dan spesifikasi produk yang dipesan berserta kuantitasnya

c. Kesanggupan membayar dengan pasti

d. Cara penyerahan/pengiriman barang

e. Tanggal pengiriman barang dan uang pembayaran

f. Asuransi dan cara pengepakan barag selama proses pengangkutan

Surat pesanan ini dapat dijadikan bukti apabila di kemudian hari timbul persilisihan antara pihak penjual dan pembeli.

Contoh Surat Pesanan

e) Surat Pengantar

Disebut juga surat jalan. Berfungsi sebagai tanda terima penyerahan barang kepada penerima barang penerima barang. Surat ini dapat menjamin keamanan selam perjalanan pada waktu pengankutan barang, terutama bila ada pemeriksaan dari pihak berwajib.

Dalam penulisan surat pengantar harus dicantumkan:

a. Nama dan alamat penjual dan pembeli

b. Nomor pesanan, nomor surat pengantar, nomor kendaraan

c. Jenis dan banyaknya barang yang dikirim

d. Keterangan barang, tempat dan tanggal penerimaan

e. Nama pengirim dan penerima

f. Harus terdapat cap atau stempel perusahaan penjual

Disamping surat tersebut, perlu dilampirkan daftar rincian barang yang berfungsi untuk mengetahui jenis barang yang dikirim, berat, isi serta keterangan lainnya.

Contoh surat pengantar

f) Faktur dan Rekening

Faktur disebut juga invoice (bahasa inggris) merupakan surat tanda bukti yang menyatakan bahwa barang-barang yang tercantum di dalamnya telah diperjualbelikan. Surat ini berisi keterangan-keterangan tentang pemesanan (nama, alamat dan nomor pesanan), barang (jumlah, jenis, model), biaya-biaya, harga, dan lainnya.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

a. Faktur dibuat jika telah ada kespakatan harga antara pihak pembeli dan penjual

b. Harus dibuat atas nama pembeli/pembeli kridit, kecuali ada ketentuan lain sesuai dengan perjanjian antara pembeli dan penjual

c. Keterangan-keterangan barang yang ada di dalam fuktur harus sama dan sesuai dengan keterangan yang tertera di dalamnya.

d. Faktur dianggap sah bila di dalam faktur telah tercantum tanda tangan pembeli dan penjual dan dibubuhi stempel oleh penjual.

Umumnya faktur dibuat empat lembar dengan perincian pengunaan sebgai berikut: 1 lembar copy berwarna untuk pembeli yang telah melunasi pembayaran, 1 lembar copy berwarna untuk arsip bagian penjualan, dan 1 lembar copy berwarna lainnya untuk laporan bagian keuangan pada penjualan. Ada dua macam faktur, yaitu faktur berkuintansi dan faktur tidak berkuintansi.

Contoh Faktur

g) Surat Penagihan

Surat tagihan adalah surat yang dikirim oleh kreditur/penjual kepada debiter/pembeli, dengan maksud agar pihak pembeli melunasi hutangnya sesuai dengan perjanjian.

Cara dan syarat-syarat membuat surat penagihan, antara lain:

a. Menggunakan kalimat yang sopan dan hormat

b. Membuat catatan teratur terutama tentang:

v Nomor dan tanggal faktur yang belum dilunasi

v Jumlah pembayaran yang belum dilunasi

v Waktu dan tanggal kesanggupan pihak yang berhubungan melunasi faktur sesuai dengan surat perjanjian jual beli.

c. Surat tagihan pertama dibuat satu minggu sebelum waktu perlunasan dan sifatnya mengingatkan pihak yang berhutang akan kemungkinan lalai atau lupa karena kesibukan yang lain

d. Surat tagihan kedua dibuat setelah surat pertama tidak mendapat jawaban. Sebaiknya dilampirkan fotokopi surat tagihan pertama dengan maksud ada kemungkinan surat tagih pertama tidak sampai atau sengaja diabaikan.

e. Surat tagihan ketiga. Dalam surat ini pihk yang berpiutang melampirkan surat tagihan pertama dan kedua yang bersifatnya menegaskan kembali waktu kesanggupan pihak yang berhutang melunasi kekurangan pembayaran faktur tersebut.

f. Surat tagihan keempat. Dinyatakan dengan nada terpaksa harus menyerahkan persoalan ini ke pengadilan setempt, dengan membuat surat gugat atau tuntutan menagih hutan, atau cara inkaso di mana pihak yang berhutang mempunyai simpanan.

Cara-cara menanggapi surat tagihan antara lain:

a. Pertama-tama pihak yang berhutang akan menyampaikan ucapan terimakasih atas surat tagihan yang diterima

b. Bila pihak yang berhutang belum bisa melunasi pada waktu yang dijanjikan, ia segera memberitahukan waktu dan tanggal kesanggupan melunasinya disertai dengan alasan-alasan yang kuat.

c. Pihak yang berhutang meminta kepada pihak yang berpiutang untuk memberikan kelonggaran kepada dirinya agar diberi cukup waktu untuk mengusahakan uang pelunasan.

Contoh Surat tagihan

h) Surat Keluhan/Pengaduan

Jenis pengaduan yang paling sering adalah

a) Nama/jenis barang yang dikirimkan tidak sam dengan yang dipesan

b) Barang yang dikirimkan rusak sehingga harus diganti atau diberi potongan harga

c) Kualitas barang yang dikirimkan tidak sama dengan yang diperlihatkan dalam contoh barang

d) Keterlambatan dalam pengiriman barang yang dipesan, akibatnya pemesan meminta potongan harga

e) Jumlah (kuantitas) barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan yang dipesan, sehingga perlu dikurangi atau ditambah.

Contoh Surat Keluhan

PT SATRRIA HUDA

JALAN PONDOK CIPTA 166, BEKASI

TELEPON (021) 8892358, FAKSIMILE (021)97755511

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nomor : 204/AA/I/2013 01 Juli 2013

Lampiran : 1 Lembar

Perihal : Pengklaiman

YTH. Direktur PT KOPERCIP GAMINA

Jalan Pondok Cippta

Bekasi

Dengan hormat,

Sehubungan dengan kedatangan barang yang telah anda tawarkan sesuai surat penawaran No. 413/XI/II/2013 pada tanggal 10 Juni 2013, kami merasa adanya beberapa barang yang mengalami kerusakan. Seperti mesin fotocopy merek HP yang tidak dapat bekerja secara maksimal, dikarenakan adanya cacat pada badadn mesin. Oleh karena itu, kami mengajukan surat ini dengan tujuan ingin meminta pertanggung jawaban atas barang tersebut.

Demikian surat pengaduan ini kami buat. Atas perhatiaan anda kami ucapakan terima kasih.

Hormat kami,

----------

i) Surat Tuntutan dan Penyelesaiannya

Surat tuntutan atau surat klaim adalah surat tuntutan ganti kerugian yang dikirimkan oleh pihak pembeli yang ditunjukan kepada pihak penjual.

Contoh surat tuntutan

_______, ___ _______ 2010
Nomor   : ………..
Perihal   : ………..
Kepada,
Yth. _____________
PT ______________
Jln. ______________

Dengan hormat,
   Kami telah menerima produk pesanan kami pada tanggal ... dengan nomor pesanan …., sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Namun begitu, kami mendapati sejumlah … berisikan ………… lusin ……….. yang rusak.
   Kami berpendapat bahwa kerusakan tersebut karena ..............…………… …………………………………………………………………………………………Kami juga menganggap hal ini adalah kelalaian dari pihak Anda sebagai pengirim barang pesanan tersebut.

Untuk itu, kami mohon Anda atau wakil segera datang ke perusahaan kami untuk melakukan pemeriksaan dan menyelesaikan masalah tersebut.
Sambil menunggu kehadiran Anda atau wakil Anda, kami ucapkan terima kasih atas perhatiannya.

Dengan hormat,
…………………………
………………………...

j) Surat Gugatan

Lazimnya digunakan untuk mengajukan suatu perkara ke pengadilan negeri untuk diproses dan diselesaikan dengan adil menurut hukum.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat gugatan adalah:

a. Harus mencantumkan nama, tempat tinggal, keterangan dari penggugat dan tergugat

b. Harus mencantumkan dasar gugatan yang menerangkan keadaan dan ikatan hukum yang mendasari pengajuan surat gugatan tersebut

c. Harus mencantumkan tututan penggugat agar vonis yang dijatuhkan oleh hakim mengikat pihak yang terkena keputussan (tergugat). Tuntutan ini terdiri dari tuntutan primer dan tututan subsidair

d. Harus jelas isinya dan ditandatangani oleh penggugat atau oleh kuasanya yang ditunjuk untuk mengurus perkara tersebut dalam pengadilan.

Contoh Surat Gugatan

k) Surat Keputusan

SK adalah surat yang dikeluarkan oleh intansi atau organisasi, yang mewakili oleh pimpinan tertinggi instansi atau organisasi tersebut, berisi suatu pernyataan/keputusan tentang sesuatu hal yang berhubungan dengan tertib instansi atau organisasi yang bersangkutan.

Surat keputusan terdiri atas tiga bagian, yaitu

a. Konsiden

Artinya adalah mempertimbangkan. Sehingga bagian pertama surat ini harus disebutkan:

v Alasan-alasan pembutan/pemberian surat keputusan

v Pertimbangan-pertimbangan khusus diambilnya keputusan

v Peraturan-peraturan yang menjadi dasar yuridis dalam memberi atau membuat keputusan tersebut

Istilah-istilah di dalam konsiden surat keputusan:

Membaca:

Dibelakang kata ini disebutkan surat yang telah diterima penabat yang membuat surat keputusan ini.

Menimbang:

Dibelakang kata ini disebutkan alasan-alasan dan apa yang menjadikan pertimbangan untuk memberikan keputusan

Mendengarkan dan Memperhatikan

Kata ini dipergunakan bila ada pejabat lain atau badan lain yang harus didengarkan/diperhatikan pendapatnya untuk membuat keputusan tersebut

Mengingat

Dibelakang kata ini disebutkan peraturan-peraturan dan surat-surat yang dipakai sebagai dasar dalam permbuatan surat keputusan. Peratutan dan surat ini dapat dibedakan menjadi:

- Peraturan atau surat yang mengatur persoalannya

- Peraturan yang menetapkan wewenang atau hak untuk menbuat surat keputusan tersebut.

b. Diktum Keputusan, artinya menyatakan.

c. Tembusan surat keputusan

Surat keputusan biasanya disertai tembusan untuk dikirimkan pada orang atau organisasi lain yang perlu diberitahu karena ada keterkaitan masalah kepentingan.Contoh Surat Keputusan

C. Surat Dinas

Surat dinas merupakan surat resmi yang di dalamnya menyangkut berbagai hal tentang kedinasan, misalnya pengangkatan pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gai, perpindahan pegawai, dan lain-lain.

Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.

Bagian-bagian surat dinas.

a) Kepala surat

b) Nomor surat

c) Tanggal surat

d) Lampiran

e) Prihal

f) Alamat yang dikirim

g) Pembuka kata

h) Isi surat

i) Penutup kata

j) Nama instansi

k) Nama jabatan

l) Nama penjabat yang menangani surat

m) Tembusan

n) Nomor induk pegawai

o) Parap yang membuat surat

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat dinas

1. Surat dinas ditulis atas nama instansi, lembaga atau negara.

2. Bagian kepala surat biasanya menempatkan di bagian kiri, kecuali bila kepala suratnya panang dapat di tulis di tengah-tengah.

3. Bagian alamat surat biasanya ditempatkan di bagian kanan atas di bawah nama tempat dan tanggal surat. Namun bisa juga ditempatkan di sebelah kiri di bawah nomor dan perihal surat bila alamat suratnya panjang dan akan ditulis secara lengkap.

4. Tidak terdapat kalimat pembuka surat dan penutup surat

5. Tidak menggunakan kata ganti “saya”, melainkan kata ganti “kami”

6. Tidak terdapat inisaial penandatangan maupun pengetik surat

7. Biasanya dicantumkan paraf dari jabatan (staf) yang kedudukan lebih rendah dari penada tangan.

8. Di bawah nama jelas (penanda tangan) dicantumkan NIP, kecuali untuk jabatan mentri.

9. Nama penanda tangan ditulis huruf kapital tanpa tanda kurung.

Jenis-Jenis Surat Dinas

1. Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.

Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut:

a. Identitas pemohon.

b. Isi permohonan.

c. Tujuan dan alasan memohon.

d. Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.

e. Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

PT ANGKASA RAYA

Jl. Merpati 1/5 Pemalang

Nomor: 017/PTAR/2013 Pemalang, 20 Desember 2013

Lampiran: -

Hal: Permohonan bazar

Yth. SD Suka Maju

Pekalongan

Dengan hormat,

Atas keinginan untuk menambah wawasan anak dari buku kami, PT Angkasa Raya mengajukan permohonan

kepada Bapak/Ibu untuk mengadakan bazar buku di SD Suka Maju. Bazar buku ini akan dilaksanakan pada:

Hari: Sabtu

Tanggal: 28 Desember 2013

Waktu: pukul 09.00-12.00 WIB

Demikian surat permohonan ini. Kami berharap kerja sama Bapak/Ibu. Terima kasih.

Pimpinan PT Angkasa Raya

(Ttd)

Waryono, S.Pd.

NIP ...

Tembusan:

Manajer Umum

2. Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.

a. Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat

b. Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.

c. Bagian penutup, berisi harapan agar pihak dituju memaklumi hal yang disampaikan.

SMP NEGERI 1 TORONTO

Jln. Juragan Jengkol

Telp.0411956954

Nomor : 01/SMP2T/X/2012 Topoyo

Lampiran : 1 (satu) Lembar

Perihal : Pemberitahuan

Kepada Yth,

Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali Murid

Di Toronto

Dengan Hormat,

Demi terealisasikannya harapan anak-anak kami semua dapat menyelesaikan program pendidikan dengan nilai yang bagus, maka kami berusaha untuk membuat suatu gebrakan agar anak-anak Ibu dan Bapak semua dapat mewujudkan ekspektasinya untuk dapat lulus sekolah dengan hasil yang baik.

Kami menghimbau agar Bapak dan Ibu berkenan memberikan suntikan semangat demi kesuksesan program belajar kami yaitu mencapai kesuksesan pada ÃƒÂ‚Ã‚Â Unjian Nasional (UN) mendatang. Adapaun agenda ini akan kami langsungkan pada:

Hari : Senin

Tanggal : 11 Mei 2013

Waktu : 07.30-13.00 WIB

Tempat : Gedung pertemuan sekolah

Mengudang : Bpk. Asmal Ardianto, Spd

Kami berharap dengan diadakannya acara ini Bapak/Ibu sekalian mampu memberikan dorongan semangat terhadap siswa-siswi hingga nantinya mereka dapat menyelesaikan Ujian Nasional dengan nilai yang memabanggakan.

Demikian pemeberitahuan ini kami buat, atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

Toronto, 9 Mei 2013

Hormat kami,

Prof. DR. H. Edi Supono

Kepala Sekolah SMPN 1 Toronto

Tembusan :

Ketua Yayasan SMPN 1 Toront

3. Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan:

a. data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;

b. data pribadi pihak vang diterangkan;

c. isi keterangan;

d. keterangan tanggal berlakunya surat; dan

e. pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

No. 43934/ KET/DPR /7.2011

Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia menerangkan bahwa :

N a m a         : M. Nazaruddin
TTL      : Jakarta, 04 November 1976
Jabatan       : Anggota Komisi III
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia

telah bekerja dan mengabdi sebagai Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia mulai September 2009 sampai dengan tanggal 1Juli 2011.

Sdr. M. Nazaruddin mengundurkan diri dari Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia atas permohonannya sendiri. Selama bekerja di Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia yang bersangkutan telah bekerja dengan baik.

Demikian surat keterangan ini, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 1 Juli 2011

a.n.Pimpinan,
Ketua Komisi III

Lukman Hakim
NID. 20092929292

4. Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.

Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

PEMERINTAH KABUPATEN MAGELANG

DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA

Jalan Ahmad Yani 125 Magelang, Jawa Tengah

NOTA DINAS

Nomor: 01/ND/2013

Yth : Drs. Andang Kuncoro

Dari : Kepala Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga

Hal : Jabatan rangkap Kepala Sekolah

Untuk memenuhi permintaan Kepala Dinas Pendidikan Menengah Kejuruan dan untuk mengisi kekosongan Kepala SMK Negeri 2 Magelang. Maka Saudara kami tunjuk untuk merangkap menjadi Kepala Sekolah.

Agar dapat dilaksanakan sebik-baiknya.

10 Agustus 2012

Kepala Dinas,

Drs. Heru wijayanto

NIP 130234323

Tembusan:

1. Kakanwil Depdikbud Provinsi Jawa Tengah

2. Kepala Bidang Dikmenjur

D. Bentuk Surat Lurus Penuh (Full Block Style)

Bentuk surat lurus yaitu bentuk surat yang pengetikannya semua dimukai pada pasak garis pinggir kiri (penekan segi sebelah kiri)
Pada bentuk lurus ini, tanggal dan salam penutup juga diketik mulai pasak garis pinggir kiri. Sehingga bentuk surat ini merupakan bentuk yang paling mudah diketik.

Contoh Surat Lurus Penuh

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

E. Bentuk Surat Lurus (Block Style atau Modified Block Style)

Bentuk lurus yaitu bentuk surat yang diketik semuanya mulai pasak dari garis pinggir kiri. Selain tempat dan tanggal serta salam penutup, nama perusahaan (kantor), nama dan jabatan yang akan menandatangani diketik mulai dari tengah-tengah antara tepi kanan dan tepi kiri kertas.

Contoh Bentuk Surat Lurus

F. Bentuk Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)

Bentuk setengah lurus yaitu bentuk surat yang hampir sama dengan bentuk lurus, perbedaannya terletak pada pengetikan isis saja, yaitu setiap alenia baru masuk lima spasi.

G. Bentuk Surat Resmi Indonesia Lama

Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di bawah tanggal surat. Keterangan :

1. Kop Surat

2. Perihal dan Nomor Surat

3. Tempat, Tanggal, dan Tahun Surat

4. Salam Pembuka

5. Isi Surat

6. Inti Surat

7. Salam Penutup

8. Tanda Tangan dan Nama Terang

BENTUK SURAT RESMI INDONESIA LAMA

PEMERINTAH KOTA ADMINITRASI

JAKARTA SELATAN SUKU DINAS PENDIDIKAN

MENENGAH DAN TINGGI

Nomor : 2009/SK/Ket/11 20 April 2011

Lampiran : -

Perihal : pelaksanaan hari menanam Kepada Yth.kepada SMA/SMK

Negeri / swasta

kota administrasi

wilayah Jakarta selatan

Menindaklanjuti surat Dirjen dikdasmen no:5075/C/LK/2011 tanggal 20 Oktober 2011tentang pelaksanaan hari menanam pohon Indonesia dan bulanmenanam nasional,kasudinDikmenti kota administrasi Jakarta selatan mengintruksikan kepada semua kepala SMA/SMKnegeri dan swasta sebagai berikut

1. Pada hari jum’at ,tanggal 28 Nvember 2011

pukul 09.00 WIB, semua seklajh melaksanakanpenanaman pohon (prduktif,pelindung,hias) di lingkungan sekolah.

2.Bagi sekolah yang tidak punya lahan untuk penanaman pohon bias menggunakan pot.

3.Melaksanakan kegiatan kebersihan sekolah untuk membrantas sarang nyamuk (PSN) selama 30 menit

Demikian instruksi ini dibuat agar dilaksanakan sebaik-baiknya.

Atas bantuan dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Kepala suku dinas pendidikan menengah dan tinggi Jakarta selatan, provinsi DKIJakarta

Drs.H.Mursid

NIP 130383625

H. Bentuk Surat Resmi Indonesia Baru

Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan. Keterangan :

1. Kop Surat

2. Nomor Surat

3. Tanggal Surat

4. Lampiran Surat

5. Perihal

6. Alamat Dalam

7. Salam Pembuka

8. Alenia Pembuka

9. Alenia Isi

10. Alenia Penutup

11. Salam Penutup

12. Pengirim Surat

13. Tembusan

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan:

1. Surat Pribadi, merupakan surat yang dibuat oleh seseorang secara pribadi, baik kepada perorangan, maupun kepada lembaga/organisasi. Secara umum, surat pribadi termasuk surat tidak resmi, bebas, berisi masalah-masalah pribadi, dan menggunakan bahasa sehari-hari.

2. Surat niaga adalah surat yang digunakan dalam kegiatan usaha atau bisnis. Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan.

3. Surat dinas merupakan surat resmi yang di dalamnya menyangkut berbagai hal tentang kedinasan, misalnya pengangkatan pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gai, perpindahan pegawai, dan lain-lain.

4. Bentuk surat lurus penuh yaitu bentuk surat yang pengetikannya semua dimukai pada pasak garis pinggir kiri (penekan segi sebelah kiri)
Pada bentuk lurus ini, tanggal dan salam penutup juga diketik mulai pasak garis pinggir kiri. Sehingga bentuk surat ini merupakan bentuk yang paling mudah diketik.

5. Bentuk lurus yaitu bentuk surat yang diketik semuanya mulai pasak dari garis pinggir kiri. Selain tempat dan tanggal serta salam penutup, nama perusahaan (kantor), nama dan jabatan yang akan menandatangani diketik mulai dari tengah-tengah antara tepi kanan dan tepi kiri kertas

6. Bentuk setengah lurus yaitu bentuk surat yang hampir sama dengan bentuk lurus, perbedaannya terletak pada pengetikan isis saja, yaitu setiap alenia baru masuk lima spasi

7. Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di bawah tanggal surat.

8. Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.

B. Saran :

1. Diharapkan pembaca dapat menulis dengan baik sesuai pedoman penulisan surat dalam makalah ini.

2. Diharapkan pembaca dapat memfaatkan surat demi kelancaran aktivitas bisnis/organisasi dan sebagainya.

3. Diharapkan pembaca akan mahir membuat surat.

Daftar Pustaka

Marjo, Y.S. 2000. Surat-Surat Lengkap. Jakarta: Redaksi Setia Kawan.

Kustiawan, nanang. 2003. Membuat Surat Dinas/Resmi. Surabaya: Pustaka Media.

Solchan, Sodjito. 1989. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Malang: Gramedia.

http://so-aja.blogspot.com/2013/06/definisi-surat-pribadi-dan-jenisnya.html

http://rhiieyfaislamii.blogspot.com/2012/11/materi-surat-dinas.html

http://www.docstoc.com/docs/64668799/contoh-surat-perkenalan-dan-penawaran

http://blogbintang.com/contoh-surat-penawaran